نحوه ضبط مکالمه تلفن ثابت چگونه انجام میگیرد؟
نحوه ضبط مکالمه تلفن ثابت به دو صورت سری و یا موازی با خطوط تلفن میباشد.
در حالت اتصال سری ابتدا خط تلفن وارد دستگاه شده و سپس از دستگاه خارج شده و به گوشی های تلفن متصل می شود
در حالت موازی دستگاه مانند یک گوشی تلفن جانبی در هر کجای مسیر قرار می گیرد.این ارتباط میتواند کنار تلفن از خروجی تلفن و یا از اتاق دیگر و یا خط ورودی تلفن در هر کجا باشد مهم نیست که گوشی تلفن شما کجا باشد فقط ارتباط با خط تلفن از طریق سوکت یا سیم تلفن امکان پذیر است .
بعد از نصب خط تلفن به دستگاه ضبط مکالمات این سیستم به صورت اتوماتیک تمامی مکالمات تلفن ثابت را ضبط و ساعت و شماره تلفن را با کیفیت و یکپارچه ساختن صدای طرفین ذخیره و یا به کامپیوتر مقصد از طریق کابل usb ارسال می نماید .
از خصوصیات مهم دستگاه های ضبط مکالمات تلفن می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1- ضبط با کیفیت صدای هر دو طرف
2- عدم ایجاد افت کیفیت در مکالمه
3- عدم ایجاد نویز و یا پارازیت بر مکالمه
4- ثبت دقیق شماره های گرفته شده
5- ثبت دقیق شماره کالر آی دی (بر اساس استاندارد DTMF و یا FSK)
6- ثبت دقیق سال – ماه – روز – ساعت – دقیقه – ثانیه رویداد
چرا دستگاه ضبط مکالمه
هر مجموعه ای نیاز به مدیر دارد و مدیر برای نظارت نیاز به ابزار دارد که شامل کارمند و ابزار نظارت بر کارمند شامل آن میشود دستگاه ضبط مکالمه تلفن ثابت تکسا امکان کنترل بر کیفیت صحبت و ارتباط کامندان با مشتریان شرکت را میسر میسازد و این امر باعث افزایش بازدهی و دقت بیشتر کارمندان بر نوع و نحوه گفتار شان میشود . البته با توجه به نرم افزار ارتباط با مشتری ، که در سیستم گنجانده شده ارتباط و اطلاع رسانی نیز قوی تر شده که در ادامه بیشتر توضیح داده میشود.
توضیح :سیستم ارتباط با مشتری : وقتی اولین بار فردی با شرکت تماس میگیرد کاربر مشخصات فرد شامل اسم فرد و نام شرکت و تلفن های تماس گیرنده و درخواست وی را یاد وارد سیستم میکند در تماس های بعدی قبل از اینکه کاربران تلفن را بردارند مشخصات تماس گیرنده در گوشه صفحه نمایش کاربران نشان داده میشود و شما میدانید که مثلا شرکت تکسا آقای رادان جهت خرید دستگاه ضبط مکالمه 8 خط پشت خط است کاربر با دیدن اطلاعات قبل از برداشتن گوشی میتواند در وقت صرف جوئی کرده و نیاز به توضیح مجدد تماس گیرنده نیست این امر با توجه به اینکه عموما تماس گیرندگان با توجه به آشنا نبودن به کار شما تا بخواهند بگویند دفعه قبل بابت چه چیزی تماس گرفته اند و چه میخواهند وقت گرفته نمیشود و یا اگر با داخلی 104 صحبت نموده سریع به داخلی مربوطه متصل میشوند.
امروزه بسیاری از شرکت ها به سمت استفاده از انواع سیستم های ضبط مکالمات روی آورده اند و به لزوم استفاده از آن ها پی برده اند. دلایل مختلفی برای این مسئله وجود دارد که در زیر در حد توان به تعدادی از آن ها اشاره می کنم:
1- خبرنگاران: خبرنگاران می توانند با استفاده از سیستم ضبط مکالمات، بطور آسوده با مخاطب گفتگوی تلفنی انجام داده و در فرصتی مناسب مکالمه را مکتوب کرده و یا صوت آن را جهت پخش در بخش های خبری استفاده نمایند.
2- جلوگیری از اختلافات: در مواردی ممکن است میان شما و یکی از دوستان یا همکارانتان مکالمه ای رد و بدل شود؛ ولی به دلیل گذشت زمان، سوء تفاهم هایی میان شما رخ دهد. به دلیل اینکه توافقات خود را شما یا دوستتان فراموش کرده است. در اینجاست که یک سیستم ضبط مکالمه می تواند شما را کمک رسانده و در رفع اختلافات شما راهگشا باشد.
3- کنترل کارمندان: در بسیاری از شرکت ها مدیران برای افزایش بازده کارمندان، تمایل دارند که آن ها را توسط دوربین مدار بسته کنترل کنند. راه دیگر، شنود مکالمات تلفنی کارمندان است که شاید شما نیز تمایل به این کار داشته باشید.
4- استناد در آینده: ممکن است میان شما و مشتریانتان مکالمه ای صورت گرفته باشد، شما محصولی را برای وی آماده کرده باشید و سپس مشتری ادعای درخواست دیگری نماید. در اینگونه موارد ساده است که شرکت ها با چالش های بزرگی روبرو می شوند. یک دستگاه ضبط مکالمه می تواند به مشتری نشان دهد که چه توافقاتی میان شما و وی صورت گرفته و به سرعت مشکلات رفع شود.
5- کنترل افراد خانواده: شاید شما هم جزو افرادی باشید که مایل هستید مکالمات فرزندان خود را کنترل کنید. در این صورت نیاز به یک سیستم ضبط مکالمه احساس می شود.
6- مشتری مداری: مدیران شرکت ها تمایل دارند که مکالمات کارمندان خود را ضبط کنند. دلیل اصلی این کار، مشاهده نحوه پاسخگویی به تلفن توسط کارمندان است. مدیران با استفاده از این سیستم می توانند سطح کیفی پاسخگویی تلفنی شرکت خود را ارتقاء داده و در راستای رضایت مشتری گام برداشته و افزایش سود را در پی داشته باشند. بنده خودم با افراد زیادی صحبت کرده ام که تجربه ای اینچنین داشته اند. آن ها عنوان می کردند که وقتی از نحوه سیستم ضبط مکالمه تلفن استفاده کردند، تازه متوجه ضعف های شرکت خود شده اند و بسیار برایشان سودمند بوده است.
7- یادگاری: ممکن است بسیاری از مکالمات شما در آینده بسیار خاطره انگیز و دلپذیر باشد، اگر آن ها را ضبط کرده باشید. می توانید در آینده با دوستان خود به آن ها گوش داده و یادآور لحظات شیرین خود باشید.
8- شبکه های رادیویی و تلویزیونی: در شبکه های رادیویی و تلویزیونی،نحوه ضبط مکالمات تلفنی بسیار کاربردی است. برای بخش ارتباط با بینندگان، جهت استفاده از پیشنهادات و انتقادات و انتقال به مسئولین ذیربط و یا پخش در تلویزیون و رادیو
10 روشی که ضبط مکالمات تلفن می تواند به کسب و کار شما کمک کند
1.نیازهای مشتریان را بررسی کنید
اگاهی از اینکه مشتریان شما دقیقا چه نیازهایی دارند و شما چه خدمات و محصولاتی را میتوانید تولید کنید یا انها را بهبود ببخشید
میتواند در میزان فروش و افزایش مشتریان شما کمک کند
2.لیست سوابق مشتریان را نگه داری کنید
تماس های ضبط شما را به صورت فایل های صوتی یا به کمک نرم افزار crm بایگانی کنید تا در صورت نیاز به آنها مراجعه نمایید
3.بازگردانی اطلاعات از دست رفته
توانایی بازگشت به عقب و گوش دادن به تماس‌های بایگانی شده یک مشتری خاص میتواند بسیار ارزشمند باشد.با مراجعه به مکالمات ذخیره شده از طریق ضبط مکالمه تلفن های ثابت از صحت حرف های بین خودتان و مشتری اطلاع کسب کرد.
- تضمین کیفیت
نحوه مکالمات تلفن ثابت ضبط شده به شما امکان می‌دهد سطح رضایت کلی مشتری را ارزیابی کنید
- بهبود مستمر در کسب و کارتان
استخدام بهترین کارمندان و بهبود و ارتقاء آنها تنها اولین قدم برای ارائه خدمات عالی است. شما باید سیستم هایی را برای ردیابی و شناسایی مناطق کلیدی برای بهبود هر چند وقت یک بار در محل خود قرار دهید.
- بازخورد ارزشمندی را به نمایندگان ارائه دهید
اگر مدیر و نماینده بتوانند با هم به مکالمه قبلی گوش دهند و جنبه های مثبت و منفی آن را به تفصیل مورد بحث قرار دهند، آموزش کارکنان مسئول پردازش مکالمات تلفن بسیار مؤثرتر خواهد بود
7.بهبود خدمات به مشتریان با ضبط صدا توسط تلفن ثابت انجام میگیرد.
8.تیم بازاریابی تان را با رکورد صداهای انها با تلفن بهبود ببخشید
9. استانداردهای قانونی را رعایت کنید
اگر تخلفی در کسب و کارتان به وجود امد میتوانید با مراجعه به نحوه مکالمه ضبط شده تلفن ثابت ،از طریق قانونی پیگیری کنید و سندی برای ارائه حرف خودتان داشته باشید.
